Тема 12. Технологии электронного документооборота

Не нашли нужную тему обучения? Предложите её нам Обучение делопроизводству в Москве: Ежемесячно организуется открытое обучение делопроизводству и архивному делу в Москве: Кроме этого, мы постоянно разрабатываем и добавляем новые программы обучения, большинство из которых готовятся по индивидуальным запросам наших слушателей. По всем представленным темам возможна организация обучения в корпоративном формате от 4-х участников в удобные даты как у нас в Центре, так и у Вас в организации. Если Вы не нашли подходящую Вам тему обучения или хотите предложить свою, напишите нам — . По окончанию обучения выдаётся удостоверение о повышении квалификации или именной сертификат о прохождении обучения:

Управление документами ( )

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

Примеры реализованных процессов документооборота. Другим эффективным решением, которое отлично справляется с автоматизацией Они автоматизируют бизнес-процессы движения документов. европейского стандарта управления электронными документами MoReq

Понятие, структура и объем документооборота. Технология приема, обработки и распределения документов. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков. Документально-информационные потоки на предприятии, в организации являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения.

Понятие, структура и объем документооборота Документооборот в соответствии с ГОСТ определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В свою очередь, само движение документов — это прежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения.

В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления. Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.

Автор сначала подводит теоретическую основу, а потом дает конкретные рекомендации по ситуации: Непосредственный повод для написания статьи — решение крупнейшего коммерческого банка, имеющего социальное значение и являющегося лидером рынка, о полном переходе на безбумажный документооборот в процессе издания внутренних документов, являющихся правовыми актами.

Было принято волевое решение руководителей о скорейшем применении исключительно электронной формы распорядительных документов и документов коллегиальных органов управления. Но при этом в информационной системе СЭД остаются ненастроенными механизмы создания электронных документов-оригиналов и их подписания уполномоченными должностными лицами, за должностями которых и должна быть закреплена электронная подпись того или иного вида.

Собственно электронная подпись также удостоверяет только сведения во входной форме, то есть метаданные в карточке документа, а не документ, и является отчуждаемой.

Возможные ошибки при реализации эффективного документооборота могут Для эффективного управления делопроизводством необходимо Перевезева В.А. Управление документами системы менеджмента качества ВУЗа//Теория и практика общественного развития. . Банковское дело4 · + Бизнес1.

Дэвид Майстер - Истинный профессионализм В этой книге Дэвид Майстер раскрывает понятие"истинного профессионализма" применительно к людям и организациям, чьей профессией является решение проблем клиентов. В книге рассмотрены три составные части"истинного профессионализма" - отношение к делу, отношения с сотрудниками и отношения с клиентами. Наряду с рассмотрением множества случаев из практики автор дает методики для оценки и повышения уровня профессионализма.

Коллектив авторов - Теория организации: Шпаргалка В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине"Теория организации". Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен. Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину"Теория организации".

Предлагаемое издание подробно вопросы предоставляемых трудовым законодательством гарантиях и компенсациях, а также раскрывает принципиально новое понятие"служебные поездки". Автор особенно акцентирует внимание на новых положениях о компенсациях в случае служебной поездки работника.

Дисциплины

Вороновский К. Генетические алгоритмы, искусственные нейронные сети и проблемы виртуальной реальности. Гаврилова Т. Базы знаний интеллектуальных систем. Питер,

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего .. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные На практике и в теории делопроизводства и документооборота . Системы управления документами обеспечивают эффективное.

Интерес к теме документооборота все активнее перемещается от теоретических обсуждений к практическим выводам в его пользу. Организация, достигшая определенного этапа развития, получает стремительный рост делопроизводства — у руководителей появляется потребность в структуризации и систематизации накопленной информации. Имея в своих руках удобные инструменты для использования своих же информационных активов, компания увеличивает конкурентные преимущества и выходит на новый этап ведения бизнеса.

Первым докладом, вызвавшим живой интерес публики, был рассказ об электронном документообороте в целом — его целях и назначении, а так же о примерах эффективного использования СЭД у заказчиков. На конкретные вопросы, возникшие у гостей, ответил Сергей Курьянов, показав процессы работы и технической поддержки системы, разграничив роли производителя и партнера в процессе обслуживания клиентов.

С интересом была воспринята информация об изменениях в новых версиях , которые еще только готовятся к выпуску.

Электронное делопроизводство. Совмещение с корпоративными системами управления бизнес-процессами

Независимость наращивания знаний с сохранением их модульности - Полученные результаты позволяют сделать вывод, что для анализа документооборота наилучшим выбором будет семантическая сеть. Для эффективного использования аппарата семантических сетей необходимы следующие компоненты многоуровневой модели информационного обеспечения интеллектуальной системы: Перечисленные компоненты многоуровневой модели представления знаний для оценки состояния документооборота организации описаны и охарактеризованы [7].

Оценка систем документооборота и делопроизводства. Экономическая эффективность внедрения системы управления электронным документооборотом. Исследования отечественных и международных аналитиков бизнеса показывают, что . Аккофф Исследования по общей теории систем.

Открытый Курс освещает устройство электронного документооборота на предприятии, встраивание СЭД и ЕСМ систем в бизнес-процессы компании. Рассмотрим вопросы и варианты их решения при разработке собственных и внедрении готовых систем ЭДО. Для кого Для руководителей служб ДОУ, канцелярии, административных служб и служб секретариата, для лиц, ответственных за внедрение электронного документооборота на предприятии. Теория и юридические аспекты. В чем особенности электронного документооборота.

Глобализация документооборота и новые требования к корпоративным системам. Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота.

Делопроизводство

Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение… Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом -система.

То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов?

Разработка и внедрение системы электронного документооборота и контроля внедрение комплексного проекта совершенствования делопроизводства действующей системы документационного обеспечения управления Знание теории и практики применения документационного менеджмента.

Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации. Возможности использования Е1 позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в и , а также в аналогичных приложениях или с помощью Проводника , используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.

При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков. В некоторых компаниях например, из государственного сектора нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 реализована возможность перевода всех сущностей системы документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.

Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии. Преимущества для Вашего бизнеса Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз. Создайте для сотрудников единое информационное пространство.

Отслеживайте ход исполнения поручений. Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в Вашей компании правилами.

Управление документами: стандарты и алгоритмы

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Система электронного документооборота СЭД — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД организационно-распорядительными документами , но и с различными внутренними документами договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами:

В эру электронного бизнеса можно наблюдать один занятный парадокс: с точки зрения управления и систематизации электронных документов, . документооборот и подходящий к процессам делопроизводства всех хочет или не может заниматься теорией, да и настоящих системных.

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости. Преимущества электронного документооборота Экономия времени: Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке.

Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте. Более адекватное использование физического пространства и техники:

Просто об электронном документообороте

Книга новая, написана в году. Нет информации о входящих и исходящих документах, Нет информации о маршрутах движения документов рассмотрение, согласование , Нет информации об электронном документообороте. Корпоративный документооборот: Майкл Дж. Саттон Эта полезная и интересная книга поможет вам: Содержит теоретические концепции и практические рекомендации; Описан международный опыт.

Современные технологии делопроизводства и документооборота. Эффективный документооборот в управлении бизнес-процессами: 3-я Материалы конференции «Электронные документы и архивы: теория и практика».

Заказать демонстрацию Управление документацией: Управление документацией отличается и от делопроизводства , и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. Создание документов.

Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. Хранение и использование документированной информации. Передача документов на постоянное государственное хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов.

Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Семинары по делопроизводству, информационным технологиям, секретарскому и архивному делу

Конгресс соберет всех тех, кто заинтересован в получении актуальной информации о новейших технологических решениях и разработках в области ДОУ, качественном изменении рынка программных продуктов, развитии законодательной базы управления документацией и информационных технологий. Участникам конгресса также будет представлен наиболее успешный практический опыт, приобретенный компаниями Москвы и регионов России в области формирования корпоративных систем автоматизации ДОУ.

В первый день пройдет пленарное заседание. Во второй день будет организовано 3 круглых стола"Электронный документооборот в обеспечении управленческих процессов","Практика защиты информации, применения электронной цифровой подписи","Нормативно-методические проблемы организации делопроизводства.

Говорится, что эффективный анализ документопотоков включает в себя не только оценку модели показателей эффективности документооборота и бизнес-процессов. В статье бизнес-процессов, а также без улучшения постановки делопроизводства. Наличие строгой математической теории. +.

Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений Подробности Методическое пособие, Москва, г. Аннотация Методическое пособие посвящено сравнительному анализу систем автоматизации документационного обеспечения управления, предлагаемых на российском рынке для органов государственной власти, организаций и предприятий.

Рекомендуется для руководителей, специалистов служб документационного обеспечения управления и автоматизации управления. Пособие может быть полезно при подготовке и проведении конкурсов и тендеров по системам документооборота и делопроизводства. Пособие может быть использовано для повышения квалификации работников делопроизводственных подразделений.

Составитель пособия - А. При составлении пособия использовались методические материалы Координационного совета по внедрению информационных технологий при кабинете министров республики Башкортостан. Введение Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как"документационное обеспечение управления" ДОУ , то есть как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.

Документооборот в делопроизводстве